Файлы данных Excel

1. Первое знакомство с Microsoft Excel
2. Файлы данных Excel
3. Основные операции с файлами рабочих книг
4. Поиск и сохранение файлов
5. Файлы рабочей области, шаблоны

Каждый пользователь должен ясно представлять себе, что такое файлы, поскольку без них не обходится ни одна компьютерная программа. Файл — это реально существующая область данных на диске, в которой хранится информация. Чтобы упорядочить данные, хранящиеся на жестком диске, их помещают в каталоги, или папки. Например, все файлы, которые входят в поставку Excel, содержатся в отдельной папке на вашем компьютере. Кроме того, у вас должна быть папка Мои документы, в которой по умолчанию сохраняются рабочие книги Excel.

Над файлами можно выполнять различные oперации: копировать, переименовывать, удалять или перещать на другой диск или в другую папку. Эти операции обычно выполняются с помощью средств операционной системы Windows.

Компьютерные программы и та информация, которую используют, хранятся в файлах. Одни программы, например, такие как Excel, используют файлы, загружая их в память. Другие программы, например, такие как базы данных, получают доступ к фрагментам файла прямо на диске, не загружая весь файл в память.

В Windows можно легко получить доступ к свойствам файлов. В свойства включена такая информация, как тип файла, размер, время создания и так далее. Excel позволяет получить доступ к некоторым дополнительным свойствам файлов, с помощью которых можно легко найти этот файл или определить его характеристики. Например, можно сохранить информацию, позволяющую быстро найти все файлы рабочих книг, относящиеся к определенному клиенту.

Когда вы устанавливаете Excel на своем компьютере, программа установки Setup копирует несколько файлов на жесткий диск и, кроме того, создает несколько новых папок для хранения файлов. В их число входят файлы, необходимые для работы Excel, несколько файлов с примерами и файлы электронной справочной системы.

Программа установки создает (или модифицирует) некоторые записи в системном реестре Windows. Системный реестр— это справочная база данных, в которой содержится информация о программном обеспечении, установленном на вашем компьютере. Кроме того, программа установки ассоциирует файлы данных Excel с самим приложением, о чем делается специальная запись в системном реестре.

Основной тип файла Excel называется файлом рабочей книги. Когда вы открываете рабочую книгу в Excel, весь файл загружается в память, и все изменения которые вы вносите, отражаются только на той копии, которая находится в оперативной памяти. Если рабочая книга слишком велика, то оперативной ,памяти для ее хранения может не хватить. В подобном случае Windows использует дисковую виртуальную память, которая имитирует реальную оперативную память, что приводит к существенному замедлению работы. При сохранении рабочей книги Excel записывает копию, находящуюся в памяти, поверх предыдущей копии файла.

Excel позволяет использовать для хранения рабочих книг формат HTML как естественный формат файла. Этот формат понятен всем программам обозревателей Web. Вы можете использовать формат HTML для хранения рабочих книг без какой-либо потери данных.